¿Los contratistas de California necesitan compensación laboral para los trabajadores? Reglas de la CSLB explicadas

Si usted es contratista en California, la compensación laboral para trabajadores no es opcional una vez que tiene empleados. Sin embargo, para ciertas clasificaciones de licencia de la CSLB, es obligatoria incluso si no tiene empleados. Es posible que vea esta cobertura escrita de diferentes maneras: compensación laboral, también conocida en inglés como "workers' compensation". En el uso cotidiano, todos se refieren a lo mismo: la cobertura del empleador para lesiones y enfermedades laborales de los empleados. En esta guía, usaremos compensación laboral.

Comprender estas reglas es fundamental. Un error en este punto puede retrasar una nueva solicitud de licencia, generar problemas en la renovación o provocar una suspensión inmediata de la licencia si su cobertura vence o se interrumpe.

Esta guía está dirigida a dos grupos:

• Solicitantes: Aprenda qué necesita tener la CSLB en sus archivos antes de poder emitir su licencia.
• Licenciatarios o contratistas actuales: Aprenda cómo mantenerse en cumplimiento, evitar suspensiones y corregir errores comunes de presentación.

Actualización importante: El requisito universal para que todos los licenciatarios cuenten con compensación para trabajadores, independientemente de si tienen empleados, se ha pospuesto hasta el 1 de enero de 2028.

Respuesta rápida: ¿Necesita compensación laboral para trabajadores?

La respuesta depende de su personal y de la clasificación de su licencia.

• Sí, si tiene empleados. California exige que los empleadores cuenten con seguro de compensación laboral para trabajadores incluso si solo tienen un empleado, incluyendo personal de medio tiempo.
• Sí, si tiene ciertas clasificaciones de la CSLB. Aun con cero empleados, por lo general no puede estar exento si tiene una clasificación C-8, C-20, C-22, C-39 o C-61/D-49.
• Tal vez, si no tiene empleados. La CSLB permite una exención de compensación laboral para trabajadores para muchos oficios, siempre que cumplan con los requisitos de la exención.

Advertencia: Si presenta una exención y posteriormente emplea a cualquier persona sujeta a las leyes de compensación laboral para trabajadores de California, su exención deja de aplicar. Debe obtener una póliza y presentar la prueba a la CSLB dentro del plazo requerido (generalmente 90 días a partir de la fecha efectiva de la póliza) y luego mantener la cobertura de forma continua.

La comprobación de cumplimiento "una decisión"

La CSLB trata la compensación laboral como un punto de control de cumplimiento sencillo. Use esta lógica para determinar lo que necesita tener en sus archivos.

Paso 1: ¿Tiene empleados?

(Esto incluye empleados de medio tiempo y familiares empleados).

• Sí: Necesita cobertura de compensación laboral. La CSLB espera un Certificado de Seguro de Compensación Laboral vigente y válido (o Certificación de Autoaseguro).
• No: Pase al Paso 2.

Paso 2: ¿Tiene una clasificación obligatoria?

¿Su licencia incluye C-8, C-20, C-22, C-39 o C-61/D-49?

• Sí: Debe presentar prueba de cobertura de compensación laboral incluso sin empleados. Por lo general, no puede presentar una exención.
• No: Pase al Paso 3.

Paso 3: Presentar una exención de la CSLB

Si no tiene empleados y no posee una clasificación obligatoria, debe presentar una Exención de Compensación Laboral para documentar su estado.

Qué cubre la compensación laboral (y qué no cubre)

La compensación laboral es un sistema sin culpa diseñado para (1) ayudar a limitar la responsabilidad del empleador y (2) brindar tratamiento médico oportuno y beneficios definidos para lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.

La compensación laboral generalmente cubre:

• Tratamiento médico relacionado con lesiones o enfermedades laborales.
• Beneficios de reemplazo de salario (indemnización) cuando un empleado pierde tiempo de trabajo.
• Otros beneficios definidos en ciertos casos (incapacidad temporal, incapacidad permanente, beneficios por fallecimiento).

La compensación laboral no reemplaza otros seguros. Generalmente no cubre:

• Daños a la propiedad del cliente causados por su trabajo.
• Lesiones a terceros (clientes, propietarios, transeúntes).
• Defectos de construcción, retrabajo, disputas contractuales o garantías.
• Robo de herramientas, daños a vehículos o pérdidas de equipo.

Nota: Estos riesgos normalmente se cubren con pólizas como Responsabilidad Civil General, Auto Comercial e Inland Marine (herramientas/equipo).

¿Quién debe tener seguro incluso sin empleados?

La mayoría de los contratistas solo piensa en la compensación laboral cuando contrata a su primer empleado. Sin embargo, la CSLB es más estricta para un pequeño conjunto de clasificaciones de mayor riesgo. Si tiene alguna de las clasificaciones siguientes, generalmente no puede usar una exención, incluso si no tiene empleados:

• C-8: Concreto
• C-20: Calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC)
• C-22: Remoción de asbesto
• C-39: Techado
• C-61/D-49: Servicios de árboles

En resumen: si tiene una de estas clasificaciones, trate la compensación laboral como "siempre requerida", incluso si es una operación de una sola persona. La CSLB puede bloquear acciones clave de la licencia si no tiene una prueba válida en sus archivos.

La línea de tiempo 2028: aclarando la confusión

Es posible que haya escuchado: "Todo contratista necesita compensación laboral a partir de 2026". Esa era la dirección original bajo SB 216, pero cambió.

¿Qué cambió?

La CSLB publicó orientación retrasando el requisito de "todos los licenciatarios independientemente de empleados" del 1 de enero de 2026 al 1 de enero de 2028.

Lo que esto significa para usted

• Hasta el 1 de enero de 2028: Los licenciatarios en oficios distintos a la lista obligatoria (C-39, C-8, C-20, C-22, D-49) pueden seguir reclamando exenciones si no tienen empleados.
• Preparación: La CSLB está usando este retraso para construir un sistema más sólido para verificar que los contratistas exentos dicen la verdad.
  • Audite a sus subcontratistas: Asegúrese de que cualquiera que contrate sea un subcontratista legítimo y con licencia. Si los trata como empleados (controlando sus horas/trabajo), la CSLB puede marcarlo durante esta verificación.
  • Vigile su estado: Si contrata incluso a un ayudante antes de 2028, debe eliminar la exención de inmediato.

Presentar la exención (y cuándo no hacerlo)

Si no tiene empleados, la CSLB le permite presentar una certificación formal, bajo pena de perjurio, de que no emplea a ninguna persona sujeta a las leyes de compensación laboral para trabajadores de California.

Puede presentar una exención de compensación laboral solo si se cumplen todas las siguientes condiciones:

• No tiene empleados sujetos a las leyes de compensación laboral de California.
• No posee una clasificación obligatoria (C-8, C-20, C-22, C-39 o C-61/D-49).
• Su calificador no es un Responsable de Manejo de Empleados (RME).
• Su licencia está activa (no presente una exención para una licencia inactiva).

La trampa de los 90 días

Presentar una exención no es "configurar y olvidar". Tan pronto como emplee a alguien sujeto a las leyes de compensación laboral de California, debe obtener una póliza y presentar la prueba a la CSLB dentro del plazo requerido (el lenguaje de la exención apunta a 90 días desde la fecha efectiva de la póliza), y luego mantener la cobertura de forma continua.

Compensación laboral vs responsabilidad civil general

Una confusión común entre los nuevos contratistas es la diferencia entre estos dos tipos de seguro.

Qué presentar para que la CSLB emita su licencia

Antes de que la CSLB emita una nueva licencia (o restablezca, reactive o renueve una existente), esperan uno de los siguientes documentos en sus archivos, según su situación:

1. Certificado de Seguro de Compensación Laboral (el más común)
2. Certificación de Autoaseguro (menos común)
3. Exención de Compensación Laboral (solo si es elegible y realmente no tiene empleados)

Incluso con su certificado o exención en archivo, la CSLB no emitirá su número de licencia hasta que se completen todos los requisitos restantes de emisión. Dependiendo de su situación, eso puede incluir pagar la tarifa inicial de licencia, completar la toma de huellas (Live Scan), aprobar el examen de asbesto de libro abierto (cuando aplica) y cumplir cualquier otra condición pendiente de la CSLB.

Consejo para solicitantes: Evite retrasos asegurándose de que el nombre comercial en la póliza coincida exactamente con su solicitud de CSLB y que el número de licencia o de tarifa de solicitud esté incluido.

Cómo mantenerse en cumplimiento después de obtener la licencia

Una vez que tenga licencia, la regla principal es simple: si se le exige compensación laboral, debe mantenerla de forma continua. Si no obtiene o mantiene la cobertura cuando es requerida, su licencia puede suspenderse automáticamente por ministerio de la ley.

Eventos comunes que causan problemas de cumplimiento:

• Contratar a su primer empleado (incluido medio tiempo).
• Cambiar la forma en que se estructura la mano de obra (por ejemplo, agregar un ayudante o cambiar roles).
• Cambiar la estructura del negocio, el arreglo del calificador o las clasificaciones de manera que afecte la elegibilidad para la exención.
• Usar subcontratistas o mano de obra 1099 sin recopilar prueba de cobertura de compensación laboral o una exención válida.

Si no puede documentar que un subcontratista está debidamente asegurado (o exento), su aseguradora de compensación laboral puede tratar esos pagos como exposición de nómina durante la auditoría y cobrar una prima adicional.

Un hábito simple ayuda: programe sus fechas de renovación, verifique su registro de CSLB periódicamente y guarde certificados y exenciones en una carpeta de "cumplimiento de licencia".

Cómo presentar prueba de cobertura y evitar retrasos

Si tiene cobertura (certificado):

• Quién lo presenta: Normalmente su aseguradora o su agente autorizado.
• Cómo: Proceso de envío en línea de Compensación Laboral de CSLB (dirigido a aseguradoras).
• Errores comunes: Desajuste de nombre comercial, falta de número de licencia/solicitud, falta de CSLB como titular del certificado, detalles de póliza incorrectos o problemas de firma.

Si está exento:

• Quién lo presenta: Usted (el contratista).
• Cómo: Flujo en línea de exención de CSLB. (Nota: CSLB señala manejo especial para algunas situaciones fuera del estado, así que siga las instrucciones con cuidado).

Escenarios reales

Escenario 1: "Soy pintor y trabajo solo, sin empleados".

Acción: Es probable que sea elegible para una exención. Presente la exención a través del flujo de CSLB.

Escenario 2: "Solo contrato subcontratistas".

Acción: Aún puede calificar para una exención si realmente no tiene empleados. Dos riesgos comunes pueden crear problemas:

• Mala clasificación: Si sus "subs" funcionan como empleados en la práctica (por ejemplo, usted controla el trabajo como lo haría un empleador), puede activar obligaciones de compensación laboral. Si no está seguro, busque orientación calificada y mantenga su documentación en orden.
• Sorpresas en auditoría: Incluso cuando usa subcontratistas, su aseguradora de compensación laboral puede cobrar una prima adicional en la auditoría si no puede demostrar que cada subcontratista tenía su propia póliza o exención válida.

Consejo: Si se está moviendo hacia mano de obra con empleados o quiere configurar la compensación laboral correctamente desde el inicio, nuestros amigos en Pro-Builders Insurance Agency pueden ayudarle a comparar opciones y tener la documentación lista.

Escenario 3: "Soy un techador C-39 trabajando solo".

Acción: Debe tener compensación laboral. Haga que su aseguradora presente el certificado.

Escenario 4: "Acabo de contratar a mi primer ayudante de medio tiempo".

Acción: Ahora es empleador. Obtenga cobertura de inmediato. Si tenía una exención, ya no aplica.

Escenario 5: "Mi póliza venció ayer".

Acción: Si la cobertura es requerida para usted, su licencia puede suspenderse automáticamente por ministerio de la ley hasta que la CSLB reciba una prueba aceptable. Restablezca la cobertura de inmediato.

Conclusión

Ya sea que esté solicitando o ya tenga licencia, la compensación laboral se reduce a una cosa: tener el papeleo correcto en sus archivos y mantenerlo actualizado. Si está solicitando, la CSLB necesita su certificado o exención antes de emitir su número de licencia. Si ya tiene licencia, la cobertura continua (o una exención válida) ayuda a mantener su licencia activa y evitar retrasos innecesarios.

Si quiere un camino claro, Contractors Intelligence School puede ayudar con la preparación del examen y la orientación de licencias. Para seguros y fianzas, nuestros amigos en Pro-Builders Insurance Agency pueden ayudarle a comparar y configurar fianzas de contratista, responsabilidad civil general, compensación laboral, builders risk e inland marine para herramientas.